En hoe werkt het precies? ‘Als de crew van KLM lang aan het werk is, moet er voor hen een overnachting geregeld worden’, legt Sander uit. ‘Ze kunnen niet terugvliegen, dus brengen taxi’s hen naar hotels. Maar dit om gaat om tientallen bestemmingen met verschillende hotels en diverse taxibedrijven.’
Het is een administratieve jungle. ‘Het gaat om zeker 300 ritten per dag verdeeld over 80 bestemmingen. En elk taxibedrijf stuurt weer zijn eigen facturen die gecontroleerd moeten worden. Echt een enorme klus.’
Tekst gaat verder onder de foto
Complexe puzzel
Dat moet anders kunnen, dacht Sander. En dus bouwde hij met SBA een systeem dat deze complexe puzzel vereenvoudigt. ‘Alle ritten worden geregistreerd in een logboek. Wij koppelen de vluchtgegevens aan de ritten, zetten alles netjes in een schema, en Dryffus, onze klant, doet de rest vanuit de tool. Met een druk op de knop kunnen zij zien waar en wanneer een taxi nodig is.’Met deze tool verdwijnt de administratieve rompslomp, vertelt Sander. ‘Vroeger kreeg KLM aan het einde van de maand van elke taxileverancier een stapel facturen. Een berg werk om die allemaal door te spitten. Nu draaien we de rollen om: wij sturen een conceptfactuur naar het taxibedrijf, gebaseerd op de ritten.’
‘Een taxibedrijf uit bijvoorbeeld Barcelona ontvangt onze factuur met wat wij denken dat zij moeten factureren. Zij checken de factuur en kunnen eventuele aanpassingen doorvoeren, inclusief hun eigen factuurnummer. Vervolgens sturen wij het geheel door naar Dryffus. En doordat het systeem zo soepel loopt, krijgen taxibedrijven ook sneller betaald. Iedereen blij!’
Tekst gaat verder onder de foto
ISO-certificeringen
Sander heeft zijn nek uitgestoken om van dit project een succes te maken. ‘Toen ik vijf jaar geleden eens met Dryffus meekeek en zag hoe alles nog handmatig ging, kon ik het niet laten te vragen: kan dat niet sneller? En toen zijn we gaan bouwen. Tijdens de coronaperiode hebben we met ISO-certificeringen de laatste puntjes op de i gezet. Toen het luchtverkeer weer toenam, stonden we vooraan in de rij. En nu gebruikt niet alleen KLM Cityhopper onze tool, maar ook het grote KLM en Transavia.’Oscar Huls (oprichter Dryffus):
‘Het begon bescheiden, jaren geleden, met slechts drie bestemmingen van KLM Cityhopper. Maar dat groeide al snel uit tot tien, en voor we het wisten hadden we in 2009 het volledige crewtransport van KLM Cityhopper binnen Europa in onze portefeuille. Met die schaalvergroting kwamen ook de nodige uitdagingen. Het oplossen van de “complexe puzzel” was echt noodzaak. Het ging niet langer om alleen taxiritten regelen. Nee, we moesten ook de communicatie met tientallen taxibedrijven in verschillende landen stroomlijnen. Elk bedrijf had zijn eigen aanpak, tarieven en facturatiesysteem. Dit zorgde voor een lawine aan losse documenten en administratie. Dat werd met de snelle groei al snel een onhoudbare situatie. En toen begon de samenwerking met Sander Brouwer van SBA.’
Tekst: Cris Rolandus
Fotografie: Vincent van Dordrecht
